จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ส่งผลกระทบเป็นวงกว้างต่อการดำรงชีวิต ทำให้ทุกหน่วยงานต้องมีการปรับตัวเพื่อสร้างโอกาสในการพัฒนา การปรับเปลี่ยน และการบริหารจัดการ เพื่อรองรับพฤติกรรมรูปแบบของสังคมและก้าวสู่ชีวิตวิถีใหม่ หรือ นิวนอร์มัล

มหาวิทยาลัยขอนแก่น โดยสำนักหอสมุดร่วมกับเครือข่ายผู้อำนวยการกอง ภายในมหาวิทยาลัยขอนแก่น จัดการเสวนาวิชาการ 2^nd Virtual Forum : Challenges and Opportunities of KKU Workforce to Supporting KKU Though Covid-19 ความท้าทายและโอกาสในการสนับสนุน มข. ผ่าน โควิด-19 โดยได้รับเกียรติจาก รศ.นพ.ชาญชัย พานทองวิริยะกุล รักษาการแทนอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น เป็นประธานในการกล่าวเปิดการเสวนา เมื่อวันที่ 29 พฤษภาคม 2563 โดยการเสวนาจัดขึ้นในรูปแบบออนไลน์ผ่านระบบ Zoom Meeting

รศ.นพ.ชาญชัย พานทองวิริยะกุล รักษาการแทนอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น กล่าวว่า จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ได้ส่งผลกระทบกับทุกภาคส่วน การปรับตัวขององค์กรเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งการปรับตัวนั้นจะต้องเกิดร่วมกันทุกระดับ โดยมหาวิทยาลัยขอนแก่นมีบุคลากรสายสนับสนุนที่เข้มแข็ง และมีศักยภาพในการผลักดันมหาวิทยาลัยให้บรรลุเป้าประสงค์ทั้งในยามปกติและยามเกิดวิกฤต เชื่อมั่นเป็นอย่างยิ่งว่าการแลกเปลี่ยนประสบการณ์และระดมแนวคิดเกี่ยวกับการบริหารจัดการองค์กร การปรับตัวขององค์กร การปรับปรุงพัฒนาบริการ ตลอดจนการปรับเปลี่ยนบทบาทสมัยใหม่เพื่อเข้าสู่นิวนอร์มัล สร้างพลังที่ยิ่งใหญ่ในการขับเคลื่อนมหาวิทยาลัยขอนแก่นของเราให้ดำเนินกิจการผ่านวิกฤตนี้ และเป็นโอกาสสำคัญในการแลกเปลี่ยนในการเสวนาวิชาการภายใต้หัวข้อ 2nd Virtual Forum: Challenges and Opportunities of KKU Workforce to Supporting KKU Through COVID-19

      ในด้านการพัฒนารูปแบบและช่องทางการสื่อสารของมหาวิทยาลัยขอนแก่น นายชุมพร พารา รักษาการแทนผู้อำนวยการกองสื่อสารองค์กร กล่าวว่า ในภาวะวิกฤตโควิด-19 เป็นตัวเร่งในการพัฒนาบริการต่างๆ และสื่อสังคมออนไลน์สร้างผลกระทบต่อสื่อดั้งเดิมเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะเกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างกระทันหันและสร้างผลกระทบอย่างมาก ในวันนี้มีการพูดถึง ฐานวิถีชีวิตใหม่ หรือ นิวนอร์มัล กันมากขึ้น สังเกตุได้จากการบริการในหลายพื้นที่ได้มีการนำระบบการชำระเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้จนกลายเป็นเรื่องปกติ สอดคล้องกับแนวทางการปฏิบัติงานของมหาวิทยาลัยขอนแก่นที่เน้นการปฏิบัติงานในรูปแบบดิจิทัลมากขึ้น อาทิ การรับ-ส่ง เอกสาร รวมถึงการลงนามในเอกสารได้มีการใช้ระบบดิจิทัลเต็มรูปแบบ ถือเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างนิวนอร์มัลใหม่ ซึ่งกองสื่อสารองค์กร มีหน้าที่ผลิตและเผยแพร่สื่อ รวมถึงการสร้างสรรค์กิจกรรม เพื่อสร้างการรับรู้และสร้างความเข้าใจส่งผลในเกิดความเข้าใจ และการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อมหาวิทยาลัยขอนแก่น โดยเฉพาะการช่วงเกิดภาวะวิกฤติโควิด-19 ความคาดหวังของผู้รับบริการมีการเปลี่ยนแปลงอย่างแน่นอน ซึ่งกองสื่อสารองค์กรมีโดยมีช่องทางในการสื่อสารหลากหลายช่องทาง อาทิ เว็บไซต์มหาวิทยาลัยขอนแก่น KKU POP-MAIL สถานีวิทยุกระจายเสียงมหาวิทยาลัยขอนแก่น FM 103 Mhz และการบริการป้ายคัตเอาท์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาวะวิกฤตได้มีการสร้างศูนย์ข้อมูลข่าวสารโควิด-19 มหาวิทยาลัยขอนแก่น โดยเพิ่มช่องทางหลักในการสื่อสาร 3 ช่องทาง ได้แก่ เว็บไซต์ เฟซบุ๊กแฟนเพจ และหมายเลขโทรศัพท์สายด่วน ซึ่งเนื้อหาประกอบด้วยประกาศมหาวิทยาลัยขอนแก่น ประกาศมาตรการป้องกันการแพร่ระบาด มาตรการการช่วยเหลือ พร้อมร่วมกับเครือข่ายประชาสัมพันธ์ในแต่ละคณะหน่วยงานได้ส่งข้อมูลข่าวสาร สร้างบทบาทมหาวิทยาลัยแห่งการวิจัย ที่สอดคล้องกับยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น การสร้างนวัตกรรมที่เกี่ยวข้องกับโควิด-19 รวมถึงสะท้อนการเป็นมหาวิทยาลัยเพื่อสังคม สร้างความมั่นใจให้กับผู้เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอก

      รักษาการ ผู้อำนวยการกองสื่อสารองค์กร เพิ่มเติมว่า นอกจากนี้ยังมีการพัฒนาช่องทาง อาทิ ช่องทางติดต่อสอบถาม-ร้องเรียนออนไลน์บนเว็บไซต์มหาวิทยาลัยขอนแก่น เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้รับบริการ ทั้งนี้ยังได้มีการสร้าง LINE Official account มหาวิทยาลัยขอนแก่น ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการติดต่อสื่อสารและเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของผู้รับบริการ โดยได้รับความสนใจจากผู้รับบริการและมีผู้สอบถามในช่องทางนี้มากกว่า 10,000 ครั้งต่อวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง นักศึกษาได้รับข้อมูลและรับรู้แนวทางมาตรการการช่วยเหลือของมหาวิทยาลัยขอนแก่น ถือว่าประสบความสำเร็จและเป็นประโยชน์ในการสื่อสารช่วงภาวะวิกฤติโควิด-19 ซึ่งเป็นหน้าที่ของผู้ให้บริการต้องตอบสนองความต้องการในการเข้ารับบริการที่มีความคาดหวังสูงขึ้น โดยเฉพาะการก้าวเข้าสู่นิวนอร์มัล ซึ่งกองสื่อสารองค์กรได้พัฒนาบริการต่างๆ ให้เข้าสู่ช่องทางของออนไลน์เต็มรูปแบบมากยิ่งขึ้น โดยผู้รับบริการเกิดความสะดวกในการรับบริการยิ่งขึ้น เพื่อตอบสนองผู้รับบริการเพื่อเข้าสู่นิวนอร์มัล

      ส่วนการบริหารจัดการงานส่วนกลางโดยในระบบออนไลน์ นายธัญญา ภักดี ผู้อำนวยการกองบริหารงานกลาง กล่าวว่าในส่วนกองบริหารงานกลาง ได้ตระหนักถึงความปลอดภัยในภาวะวิกฤติโควิด-19 และได้เล็งเห็นความสำคัญในการจัดระบบการปฏิบัติงานในสอดคล้องกับภาวะวิกฤติ อีกทั้งเป็นการป้องกันไม่ให้เกิดการแพร่เชื้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการรับส่งเอกสาร และงานสารบรรณ ให้มีการจัดการเอกสารโดยระบบอิเล็กทรอนิกส์ การลงลายมือชื่อดิจิทัล และการส่งเอกสารที่ลงลายมือชื่อดิจิทัล สร้างระบบเพื่อรองรับการทำงานทางไกลและทำงานที่บ้าน (Work From Home) เพื่อรักษาระยะห่างทางสังคม

      ทั้งนี้ในหลายคณะหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยขอนแก่นได้มีแนวทางและรูปแบบการปฏิบัติงานในช่วงภาวะวิกฤติโควิด-19 ที่เน้นการใช้ระบบดิจิทัลมากยิ่งขึ้น ได้แก่ ระบบเอกสารและงานสารบรรณออนไลน์ สอดคล้องกับการทำงานในหลายคณะหน่วยงาน การประชุมทางไกลด้วยระบบออนไลน์ รวมถึงการพัฒนาระบบในการรองรับการทำงานที่บ้าน (Work From Home) การพัฒนาหลักสูตรอบรมออนไลน์

      ด้านการให้บริการด้านวิชาการ นางละออ ข้อยุ่น บรรณรักษ์ ชำนาญการพิเศษ สำนักหอสมุด กล่าวว่า จากภาวะวิกฤติโควิด-19 ได้มีการระดมความคิด โดยนโยบายของผู้อำนวยการสำนักหอสมุดได้มีการศึกษามาตรการและแนวทางปฏิบัติจากในประเทศและต่างประเทศเพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการบริการเพื่อให้เกิดความปลอดภัยและสะดวกกับผู้รับบริการ พร้อมกับควบคู่กับการพัฒนานวัตกรรมและรับพื้นที่ให้เหมาะสม โดยมีการปรับการบริการของสำนักหอสมุด อาทิ ปรับบริการยืม-คืน สามารถยืมอุปกรณ์กลับบ้านได้ มีบริการ Virtual Classroom Studio เพื่อสนับสนุนการเรียนการสอนและการประชุมออนไลน์ การตรวจสอบหนี้สินและชำระค่าปรับผ่านระบบออนไลน์ บริการ Read from Home ยืมหนังสือออนไลน์จัดส่งทางไปรษณีย์ เรียกได้ว่าเป็นการยกห้องสมุดขึ้นไปอยู่บนออนไลน์อย่างเต็มรูปแบบ รวมถึงหลักสูตรอบรมออนไลน์อีกด้วย

      สำหรับการเสวนาวิชาการ 2^nd Virtual Forum : Challenges and Opportunities of KKU Workforce to Supporting KKU Though Covid-19 ความท้าทายและโอกาสในการสนับสนุน มข. ผ่าน Covid-19 จัดโดยสำนักหอสมุดร่วมกับเครือข่ายผู้อำนวยการกอง ภายในมหาวิทยาลัยขอนแก่น เป็นการจัดเสวนาในรูปแบบออนไลน์ มีวิทยากรผู้เข้าร่วมเสวนาประกอบด้วย นางเพียงเพ็ญ ภาคอุทัย ผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดี นายธัญญา ภักดี ผู้อำนวยการกองบริหารงานกลาง นายชุมพร พารา ผู้อำนวยการกองสื่อสารองค์กร ดร.ประสงค์ ต่อโชติ ผู้อำนวยการกองบริหารงาน บัณฑิตวิทยาลัย นายธวัช รัตนมนตรี ผู้อำนวยการกองบริหารงาน สำนักบริการวิชาการ นายกฤษณชัย แสงสกุลธรรม ผู้อำนวยการกองบริหารงาน คณะสัตวแพทยศาสตร์ นางดารารัตน์ อุ่นคำ ผู้อำนวยการกองบริหารงาน คณะบริหารธุรกิจและการบัญชี นางพรรณี จรดอน ผู้อำนวยการกองบริหารงาน คณะสถาปัตกรรมศาสตร์ และ นางละออ ข้อยุ่น บรรณรักษ์ ชำนาญการพิเศษ สำนักหอสมุด จัดขึ้นเพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์สร้างสรรค์และระดมแนวคิดเกี่ยวกับการบริหารจัดการองค์กร การปรับตัวขององค์กร การปรับปรุงพัฒนาสินค้าบริการขององค์กร และการปรับเปลี่ยนบทบาทสมัยใหม่ในฐานวิถีชีวิตใหม่ หรือ นิวนอร์มัล ให้เท่าทันสถานการณ์ปัจจุบัน

The KKU “new normal” – Ready to adjust to digital workflow